יש תמונה שחוזרת על עצמה בכל כנס שמדפיס תגים מראש: שולחן ארוך, שלטים של א׳-ד׳, ה׳-ט׳, י׳-מ׳, ומאחוריו דיילות שמחפשות את "אביטל? אולי תחת ו׳, ויצמן?" - בזמן שהתור מאחורי אביטל מתארך. הדפסתם 1,500 תגים כדי ליצור צוואר בקבוק אחד גדול.
החשבון הפשוט של הבזבוז
20%-30%
שיעור אי-ההגעה (no-show) הממוצע בכנסים עסקיים עם הרשמה חינמית
מתוך 1,500 תגים שהודפסו מראש, 300-450 שייכים לאנשים שלא יגיעו. מישהו שילם על ההדפסה שלהם, מישהו סידר אותם לפי סדר, ומישהו יזרוק אותם בסוף הערב. וזה החלק הזול. החלק היקר הוא הזמן: כל חיפוש ידני של תג לוקח 30-90 שניות - פי 30 עד פי 90 מסריקה.
ארבע הדרכים שבהן הדפסה מראש נשברת
- שגיאות כתיב: השם הודפס לפני שבועיים, הטעות מתגלה מול האורח - ואין דרך לתקן במקום
- נרשמים מאוחרים: כל מי שנרשם אחרי מועד ההדפסה בכלל לא קיים על השולחן
- החלפות של הרגע האחרון: "במקום דנה מגיע יובל" - ותג אין
- העומס מתנקז לנקודה אחת: החיפוש האנושי הוא הצוואר, לא משנה כמה דיילות תוסיפו
האלטרנטיבה: התג נולד ברגע הסריקה
בהדפסה ברגע הכניסה (print-on-scan) הסדר מתהפך: האורח סורק את ה-QR, המערכת מאמתת, והתג - שם, תפקיד, חברה, צבע קטגוריה - יוצא מהמדפסת שליד העמדה תוך 6-8 שניות. אין שולחנות מיון, אין חיפוש, אין פסולת. מי שנרשם בבוקר האירוע מקבל תג זהה לזה של מי שנרשם לפני חודשיים.
תג מודפס מראש הוא ניחוש על מי יגיע. תג שמודפס בסריקה הוא תיעוד של מי שהגיע.
מתי בכל זאת מדפיסים מראש?
כמעט אף פעם - אבל נהיה הוגנים: באירועים קטנים מ-100 איש עם רשימה סגורה ובלי הרשמה מאוחרת, הדפסה מראש עובדת. ומה עם VIP? דווקא שם עדיף במקום: האורח החשוב ביותר הוא בדיוק זה שמגיע עם עוזר אישי במקום הזמנה, והתג שלו חייב לצאת בשניות, לא להימצא בערימה.