זו השאלה הראשונה בכל שיחה, והיא כמעט תמיד נשאלת לא נכון. "כמה עולה רישום לכנס של 1,000 איש?" - אין לזה תשובה אחת, ולא בגלל התחמקות. אותו כנס של 1,000 איש יכול לעלות פי שניים או חצי, תלוי בשלושה דברים שאף אחד לא שואל עליהם בהתחלה.
למה אין מחירון
מחירון לפי מספר משתתפים היה נוח, והוא היה מטעה. כנס בוקר של 1,000 איש שכולם מגיעים בין 08:15 ל-09:00 דורש מערך שונה לחלוטין מאירוע ערב של 1,000 איש שמתפזרים על שלוש שעות. אותו מספר בהזמנה, שני אירועים שונים בשטח - ושני מחירים שונים.
1. לא כמה אורחים - כמה בבת אחת
זה המשתנה הכי גדול, והוא לא מספר המשתתפים אלא השיא. בכנס בוקר עסקי, 70% מהקהל מגיע ב-45 הדקות שלפני ההרצאה המרכזית. מערך הכניסה נבנה לשיא הזה, לא לממוצע - כי התור נוצר בדיוק שם ולא נעלם אחר כך.
מהשיא נגזר מספר העמדות, ומספר העמדות הוא מה שגורר אחריו את כל השאר: צוות, ציוד, ולוגיסטיקה של פריסה. זה המספר שכדאי לסגור ראשון, כי כל הצעת מחיר מתחילה ממנו.
מספר עמדות = מספר האורחים ÷ 100. תמיד מעגלים למעלה, ותמיד מוסיפים עמדה ייעודית ל-VIP ולרישום במקום.
1:100
עמדת רישום אחת לכל 100 אורחים - תקן התכנון בכל אירוע שאנחנו מפעילים
2. תגים בזמן אמת, או בלי תגים
תג שמודפס ברגע הסריקה, עם שם ותפקיד, מוסיף ציוד הדפסה למערך - וזו שורה אמיתית בהצעה. החלופה הזולה לכאורה, תגים מודפסים מראש על שולחנות לפי א׳-ב׳, כמעט תמיד יוצאת יקרה יותר: היא מוסיפה תחנה, תור, וערימה של תגים מיותמים של אנשים שלא הגיעו. אם אין צורך בתגים בכלל - זו החלטה שמורידה עלות, ומותר לקבל אותה.
3. מי עומד שם ביום האירוע
ההבדל הגדול בין הצעות הוא לרוב לא בתוכנה אלא באנשים. מנהל רישום שאחראי על כל המערך מהפריסה ועד הסגירה, וצוות מתודרך שמפעיל את העמדות - זו שורת עלות, וזה גם ההבדל בין תקלה שמטופלת במקום לבין תקלה שמטופלת בשיחת טלפון למוקד. הצעה שנראית זולה משמעותית שווה בדיקה: לרוב מה שחסר בה זה בן אדם בשטח.
4. מה מגיע מאיתנו ומה מכם
החלק שהכי משתלם לברר מראש, כי הוא מזיז תקציב בין ספקים ולא מוסיף לו. אצלנו החלוקה היא כזאת:
- מאיתנו: צוות רישום מקצועי ומתודרך, מנהל רישום שאחראי על המערך בשטח, הציוד הטכנולוגי (אייפדים, סורקי QR ומדפסות תגים) והמערכת שמפעילה את הכול.
- מכם: הדלפק הפיזי, המיתוג שלו ותשתית החשמל באתר.
שווה לשאול כל ספק בדיוק את השאלה הזאת, כי התשובות שונות מאוד - וההפרש בין "כולל ציוד" ל"לא כולל ציוד" גדול בהרבה מההפרש בין המחירים שרואים בהצעה.
5. מה עוד קורה בכניסה
רישום הוא לרוב לא הדבר היחיד שקורה בדלת. שמירת חפצים, עמדת סוואג וחלוקת ערכות, ואתר רישום מוקדם - כל אחד מהם עומד בפני עצמו ומתומחר בנפרד. אם התקציב לחוץ, כאן נמצאות ההחלטות: לא לקצץ בעמדות ואז לגלות תור, אלא להחליט מה מתוך השרשרת באמת נדרש לאירוע הזה.
איך להשוות בין הצעות
ההשוואה הנכונה היא לא בין מחירי תוכנה אלא בין עלות כוללת לאירוע - כולל כוח אדם, ציוד וגיבויים. הצעה שמכסה רק את המערכת תשאיר אתכם לגייס דיילות, לשכור מדפסות ולהיות הטכנאים בעצמכם, ואת זה משלמים גם אם זה לא כתוב בשום שורה.
אם המערכת מספק אחד, המדפסות משני והצוות משלישי - ביום האירוע כולם יצביעו אחד על השני.